Assinatura Digital: Veja como assinar um documento eletronicamente

Há mecanismos que permitem que os usuários criem e utilizem uma versão digital da sua assinatura, para acelerar esta etapa de preenchimento de documentos e contratos, com a mesma validade e segurança que a tradicional. Para o profissional que precisa lidar com um número grande de documentos no seu dia a dia, o serviço se tornou essencial. “Ganhamos tempo e economia também, para quem precisa assinar inúmeros documentos”, afirma.

O recurso é pautado na Lei nº 14.603/2020, que esclarece as regras para utilização. Pode ser acessado por empresas e pessoas físicas, com a especificidade de possuir um certificado digital, que assegura a segurança. Entre as mais utilizadas, o portal Gov.br, plataforma oficial do Governo Federal, oferece o mecanismo. Confira o passo a passo para utilizar:

Como assinar com o Gov.br?

• Primeiro é necessário possuir uma conta Gov.br validada e acessar o portal de assinatura eletrônica ou baixar o aplicativo
• Após, realizar o login na plataforma para acessar a tela de “Assinatura de Documento”
• Carregue o arquivo a ser assinado nos formatos (DOC, .DOCX, .ODT, .JPG, .PNG ou .PDF, com até 100MB)
• Selecione o local da assinatura no documento
• Em seguida clique em “assinar digitalmente” para validar o processo
• Assine o documento e espere o código de autorização
• Depois baixe o documento (a assinatura só vale no ambiente digital)

É possível fazer assinatura digital em cartórios?

Serviços anteriormente disponíveis apenas no modelo presencial também já estão migrando para o meio digital. Entre eles, alguns cartórios estão aderindo a opção da autenticação digital. Confira como:

O interessado deve possuir um certificado digital notarizado, que pode ser feito digital e gratuitamente na plataforma e-Notariado. 

Na ocasião, o tabelião identifica o usuário e o associa ao certificado, que será válido por três anos. 

Com isso, é possível acessar a plataforma disponibilizada pelo seu estado, enviar o documento a ser reconhecido, indicar os signatários, assinar o documento digitalmente e remetê-lo aos destinatários finais.

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Quais documentos podem ser assinados?
O recurso pode ser utilizado para diversos formatos de documentos, de contratos a procuração:

• procurações;
• termos de uso;
• documentos fiscais;
• notas fiscais eletrônicas;
• assinatura de contratos de aluguel;
• contratos de prestação de serviços;
• assinatura de contratos de admissão digital;
• transações de compra e venda com fornecedores;
• envio e recebimento de documentos aos cartórios;
• documentos de prontuário eletrônico do paciente (PEP);
• assinatura de declaração de renda e outros serviços prestados na Secretaria da Receita Federal.

A assinatura é segura?
Além da cobertura da legislação, a autenticação online utiliza o certificado digital que assume a função de identificação eletrônica da empresa ou pessoa que utiliza o mecanismo. É gerado logo após a assinatura para atestar a validade e a segurança do recurso, possuindo também a criptografia.

Outras opções:
Além da plataforma do governo, existem outras opções disponíveis na internet, entre gratuitas e pagas. Confira algumas:

1. Contraktor
2. Docusign
3. D4sign
4. Clicksign
5. Adobe Sign
6. TOTVS Assinatura Eletrônica
7. Small PDF